O estoque é um dos ativos mais importantes de um negócio, e o planejamento de compras existe para garantir essa manutenção. Dessa forma, essa atividade não é apenas um diferencial, mas também uma obrigatoriedade dentro das empresas.
Cada vez mais é perceptível no mercado o quanto um controle de mercadorias se faz necessário, especialmente após os eventos dos últimos anos, como a pandemia de coronavírus, que comprometeu o segmento comercial.
Por conta disso, as empresas, agora, passaram a utilizar ferramentas, como o planejamento de compras, para superar essas complicações.
Assim, vale a pena conhecer mais sobre essa atividade, e como ela auxilia na previsão de tudo que a empresa precisa para seguir operando.
Confira mais detalhes sobre essa prática e como ela pode auxiliar o seu negócio.
O que é o planejamento de compras para empresas?
Planejamento de compras é um levantamento de tudo aquilo que a empresa precisa adquirir para o negócio continuar girando. Por exemplo, mercadorias para revenda ou máquinas para colaboradores internos.
Esse conceito pode ser dividido em dois grupos, sendo aplicado em compras para revenda e compras para uso interno na empresa. Mesmo assim, a definição de ambos os casos é a mesma.
O maior dilema para um planejamento de compras é como realizar essa atividade sem gerar impacto no fluxo de caixa da empresa, muito menos comprometê-la financeiramente.
Assim, sua definição costuma abordar uma grande previsão do próprio estoque, bem como da sua saída. Dessa forma, é evidente que a análise de dados e relatórios são a parte principal para que essa ferramenta funcione.
Pensando nisso, muitos gestores podem questionar qual seria a melhor forma de montar um planejamento que funciona, e o que é preciso evitar para que isso ocorra.
Por esse motivo, antes de implementá-la, é importante conhecer o planejamento de compras e outros detalhes que o compõem.
Qual a importância do planejamento de compras empresarial?
Quando uma empresa realiza um planejamento de compras, os dois lados são diretamente beneficiados, a empresa e o cliente final.
De maneira geral, o primeiro impacto percebido está na capacidade de não sofrer com a ausência de produtos essenciais.
Com isso, a empresa não corre o risco de parar suas atividades para que determinado produto seja reposto.
Esse tipo de impacto chegaria diretamente ao cliente final, o que pode causar uma perda de clientes em determinado momento. Junto a isso, o planejamento de compras ainda garante um bom tempo de negociação para a empresa.
Ou seja, o negócio passa a ter os produtos com antecedência, o que faz com que tenha tempo de montar boas estratégias até a data alvo de lançamento. Da mesma forma, é um tipo de planejamento que traz tranquilidade para fornecedores.
Quando a empresa possui esse planejamento de compras, significa que ela já sabe o que precisa comprar, quando e por qual valor. Dessa forma, ao chegar nas negociações com fornecedores, o tempo se torna um aliado.
É possível, por exemplo, negociar descontos e vantagens, já que não existirá a necessidade de fechar negócio com urgência. Com isso, a empresa também ganha no quesito negociação e economia.
Principais erros de quem não possui um planejamento de compras empresarial
Apesar de parecer algo natural para as empresas, o planejamento de compras ainda pode ser feito com base em algumas práticas pouco eficientes.
Nesse caso, pode existir a ocorrência de erros, que comprometem as estratégias de vendas. Dessa forma, o que deveria ser um planejamento de compras se torna um possível prejuízo.
Por esse motivo, vale a pena conhecer alguns dos principais erros cometidos nessa atividade:
Estoque em excesso
Muitos lojistas ainda acreditam que ter estoque cheio é sinônimo de lucro. Entretanto, nem sempre isso acontece.
Quando o estoque da empresa está muito maior do que seu fluxo de vendas, o mais provável é ocorrer perdas de mercadoria. Isso acontece por conta do prazo de validade que chega ao fim, ou até mesmo condições de armazenamento.
Assim, é importante que a empresa saiba identificar seu volume de vendas para ter em estoque apenas o necessário para as próximas ações. Ou seja, o mínimo de vendas e a expectativa média como adicional.
Fornecedores não qualificados
Quando falamos de planejamento de compras, ainda é comum que empresas passem por problemas decorrentes de fornecedores. Por exemplo, atraso de entregas ou peças com defeito.
Pensando nisso, saber escolher os fornecedores é um dos primeiros passos na hora de estruturar um negócio. Assim, é possível unir o custo-benefício da peça com a qualidade de entrega do fornecedor, evitando-se dores de cabeça.
Outra dica importante quando se trata de fornecedores é a pesquisa, buscar diversas opções e realizar uma escolha consciente. Nesse caso, os principais pontos a se considerar são:
- Valores;
- Prazo de entrega;
- Logística de entrega;
- Benefícios por fidelidade.
Entender que um bom fornecedor é a chave para um bom negócio ajuda a empresa a tomar os cuidados necessários com relação aos mesmos.
Não acompanhar o fluxo de caixa
Por fim, quando se fala em comprar mercadorias, estoque ou planejamento de compras, a análise do fluxo de caixa precisa ser constante. Afinal, é do caixa que normalmente vai sair o investimento para novas compras.
Por esse motivo, ao ignorar esse fluxo, a empresa pode ficar refém de uma estratégia pouco completa. Por exemplo, achar que está com valores excedentes e comprar mais mercadorias do que deveria, ou mais do que podia no momento.
Essa análise do fluxo é importante para manter a empresa em uma boa saúde financeira. Dessa forma, deve ser realizada sempre em conjunto ao planejamento, entendendo que se tratam de itens complementares.
7 dicas de como montar um planejamento de compras da empresa
Enquanto isso, existem diversas maneiras de ajudar uma empresa a montar um bom planejamento de compras. Assim, trazemos algumas dicas para ajudar a construir a base da sua estrutura:
1. Verifique os produtos de curva ABC do negócio
A famosa regra de Pareto é difundida até hoje como pilar para muitos negócios, e de fato é a principal forma de gestão. Essa teoria indica que o ideal é que a empresa possua uma relação de 80/20 com seus produtos.
Assim, os produtos com maior saída devem ocupar 80% do estoque, enquanto produtos secundários e de menor saída correspondem aos outros 20%.
Para que isso ocorra da forma correta, é importante que a empresa saiba realizar essa separação de produtos, por meio da curva ABC, de acordo com o seguinte:
- Categoria A: Produtos com maior faturamento;
- Categoria B: Produtos com faturamento médio;
- Categoria C: Produtos com baixo faturamento.
Por isso, antes mesmo de realizar uma nova compra, é importante que sejam revistos os produtos, as vendas, as margens de lucro. Dessa forma, a empresa não só garante encontrar os produtos ABC como também assegura a sua manutenção.
Essa questão de manutenção é importante, visto que depois de um tempo, o que era considerado secundário pode passar a ser mais rentável. Consequentemente, precisa estar nas indicações de maiores compras.
2. Tenha um sistema ERP eficiente
Hoje em dia, é inegável o quanto um sistema de gerenciamento é importante para qualquer empresa. Pensando nisso, quando falamos de planejamento de compras e estoque, o ERP é o grande diferencial.
Aqui na STI3, oferecemos aos clientes um sistema completo para lojistas e food services, voltado principalmente para esse planejamento total. Dessa forma, a empresa pode por exemplo ter seus dados devidamente desenhados em dashboards intuitivas.
Esse tipo de serviço acaba ajudando diretamente no controle de estoque, planejamento de compras e, principalmente, na análise de vendas. Pensando nisso, fica mais simples e intuitivo todo esse processo analítico.
Ao optar por sistemas ERP pouco eficientes, o mais provável é que a empresa se complique nos planejamentos necessários.
3. Defina uma frequência de compras de acordo com o estoque
Dentro de um planejamento de compras, uma das principais práticas precisa ser o de reposição, não de expansão. Significa que, para que a empresa volte ao mercado para adquirir mais produtos, o estoque precisa estar aberto.
Ou seja, se o objetivo é comprar mais 20 peças de uma roupa para revenda, o estoque precisa estar livre para receber as 20 peças. Assim, é um processo simples de pensar em repor produtos sem ultrapassar a capacidade de vendas.
No entanto, pode ser um processo complexo, já que é preciso evitar a falta de produtos. Pensando nisso, essa margem de segurança precisa ser ativada com base nas análises de venda, para evitar problemas relacionados.
4. Não deixe faltar produtos
Na mesma linha, o planejamento de compras pode ser usado, principalmente, para não ocorrer a ausência de nenhum produto. Por isso, junto de uma boa gestão, é essencial que exista uma espécie de margem de segurança.
Por exemplo, se a mercadoria chegar em menos de 15 peças, será reposto uma quantidade X de peças no lugar. Dessa forma, a empresa garante que os produtos não faltem enquanto mantém uma rotatividade no estoque.
É importante ressaltar, ainda, que essa etapa do planejamento de compras está diretamente ligada ao planejamento de vendas. Nesse sentido, entender que a ausência de produtos causa perda de cliente é o primeiro passo.
5. Fique de olho na lucratividade do negócio
O estoque de uma empresa está diretamente ligado a sua lucratividade. Quanto mais o lucro sobe, mais o estoque pode subir, para começar a dar suporte a esse aumento de vendas.
Por outro lado, muitas vezes, é por meio da lucratividade que a empresa percebe que algo pode estar errado no planejamento de compras. Por exemplo, se os valores pagos no estoque estão de acordo com o mercado.
Dessa forma, a empresa consegue perceber os momentos exatos de virada de valores, quantidade de estoque e rotatividade de produtos.
6. Tenha indicadores de lucratividade
Ainda, é natural que se pense como medir essa lucratividade de forma correta. Na verdade, existem diversos indicadores que podem ser usados para definir essa margem.
Em geral, os principais valores usados são:
- Valor de compra do produto com o fornecedor;
- Valor de venda final para o consumidor;
- Relação quantidade de produtos e tempo de venda.
Por isso, manter um bom registro de vendas é essencial nesse momento, já que o planejamento de compras utiliza esses relatórios para se fortalecer.
7. Determine períodos estratégicos para compras
Por fim, no planejamento de compras, o momento para efetivamente realizar uma aquisição é muito importante. Nesse sentido, é essencial entender quando seu negócio deve comprar para se destacar no mercado.
Um exemplo clássico são as chamadas vendas de final de ano, no período de natal. Assim, para que a empresa chegue em dezembro com condições de atuar de forma competitiva no mercado, seu estoque precisa estar pronto em novembro.
Esse mês de antecedência dá à empresa a capacidade de planejar as vendas, campanhas, promoções e valores finais. Com isso, evita aquela máxima de vender para limpar estoque ou, ainda, não oferecer produtos atrativos.
Além disso, essa periodicidade dá à empresa a capacidade de disputar no mercado, já que, naturalmente, seu processo de organização estará muito melhor implementado.
Implementar um planejamento de compras na loja é obrigatório?
Analisando todos os itens abordados e todas as complicações que sua ausência pode causar, fica evidente a necessidade de implementar o planejamento de compras. Afinal, ele mantém a empresa em uma boa situação de mercado.
Essa prática também passa a funcionar como o pilar da empresa, garantindo que sempre possa estar brigando de forma competitiva. Por conta disso, caso sua empresa ainda não a utilize, o ideal é começar o quanto antes.
Pensando em gestão, qualidade de entrega e resposta aos consumidores finais, sua aplicação fica cada vez mais necessária para qualquer segmento de mercado.
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