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Controle de estoque: Tudo o que você precisa saber para gerenciar o seu negócio

O controle de estoque é um processo muito importante para qualquer loja do segmento do varejo.

Isso porque ele é quem permitirá que o empreendedor tenha noção de todos os produtos e insumos presentes em seu estabelecimento.

Ter este tipo de fiscalização garante que um bom sistema gerencial seja feito, o que faz toda a diferença no funcionamento do negócio.

Apesar disso, muitas pessoas ainda apresentam dificuldades no momento de realizar este processo e isso reflete diretamente em seu fluxo de caixa, assim como garante o Sebrae.

Pensando nisso, a STi3 Sistemas preparou um conteúdo completo para você saber tudo o que precisa sobre controle de estoque e aplicar em sua loja.

O que é o controle de estoque?

A gestão de estoque é o processo de garantir que a quantidade correta de mercadorias esteja disponível em um estabelecimento. Ela envolve todas as etapas de planejamento, organização e controle de uma marca.

No entanto, para que ela seja feita da forma correta, será preciso usar ferramentas e equipamentos disponíveis internamente. 

Além disso, o controle de estoque otimiza todos os processos que o setor de compras realiza todos os meses para repor os produtos da empresa.

Para que serve a gestão de estoque?

O controle de estoque é responsável por gerenciar o fluxo de entrada e saída de todos os itens da empresa.

Todas as informações geradas nesta ação geram informações importantes, como:

Economia de gastos

Quando a gestão de estoque é feita da forma correta, ela pode auxiliar na economia de gastos mensais.

Isso porque você poderá ter uma noção mais clara de quais produtos realmente são necessários repor naquele momento e quais ainda possuem uma boa quantidade disponível.

Apesar de parecer algo banal para uma loja, é comum que muitos empreendedores acabem errando nesta conta, fazendo com que haja um investimento desnecessário.

Vendas assertivas

Um estabelecimento não possuirá a mesma demanda de vendas durante todo o ano.

Isso porque determinado produto é vendido em maior quantidade em certas épocas, enquanto outros, não.

O controle de estoque permite que a empresa tenha uma visualização mais concreta de todas essas oportunidades, garantindo que você escolha as mercadorias necessárias para cada mês.

Essa avaliação fará com que você consiga vendas mais assertivas, pois atenderá as expectativas dos clientes naquele momento.

Organização estrutural

Se a sua empresa fabrica produtos independentes ou conta com uma linha de produção para que a mercadoria entre nas lojas, o controle de estoque também é essencial.

O motivo para isso é que ele garantirá que a marca tenha as matérias primas necessárias para que todos os processos sejam atendidos até a sua etapa final de estruturação.

Como funciona o controle de estoque na prática?

Para que o controle de estoque seja realizado da forma correta, é preciso que o empreendedor passe por algumas etapas, que serão cruciais para o gerenciamento do negócio.

Esse processo é definido, basicamente, pelo monitoramento e análises constantes de todos os produtos que circulam pela loja.

Dentre eles devem ser considerados:

  • Peças disponíveis;
  • Mercadorias em falta;
  • Insumos;
  • Matéria prima.

Com esses quesitos bem organizados, a marca encontrará uma menor dificuldade no momento de reabastecer o seu armazenamento.

Os principais controles de estoque do mercado atual

Hoje em dia, existem diversos tipos de controle de estoque disponíveis no mercado do varejo.

Eles variam de acordo com a quantidade e o tipo de mercadoria que será trabalhada pela sua marca. O que faz toda a diferença em um negócio.

Conheça os principais deles:

PEPS

O PEPS é a sigla para a prática do “primeiro a entrar, primeiro a sair”.

Este método trabalha para que os produtos que entram antes em estoque, saiam em menos tempo do que aqueles que chegaram depois.

A estratégia é muito bem vinda para os empreendimentos que trabalham com mercadorias perecíveis, como os alimentos.

Neste caso, o preço de custo é baseado em cada unidade, ao invés da média de todas as que estão disponíveis em sua loja.

Isso permite que o empreendedor diferencie ainda mais o preço de suas vendas.

Custo médio

Já a metodologia do custo médio, que também é conhecida como média ponderada móvel, consiste em renovar os valores do estoque na medida em que os produtos vão chegando.

Existe um cálculo muito simples para ter este resultado:

Valores dos produtos antigos + valores dos produtos novos / quantidade total de itens no estoque.

Ou seja, a soma dos  valores das mercadorias que chegaram antes com os dos itens novos, dividida pela quantidade total de itens que estão presentes no armazenamento da marca.

Com isso, o resultado obtido será ao custo médio do seu negócio.

UEPS

O método UEPS é basicamente o contrário do que foi apresentado no PEPS.

Neste caso, a sigla significa: último a entrar, primeiro a sair.

Portanto, todos os produtos que são vendidos antes, são aqueles que foram comprados recentemente.

Essa estratégia não é recomendada para mercadorias com data de validade próximas (como os perecíveis), mas pode ser usada para os itens mais duráveis. Caso de uma loja de roupas, por exemplo.

Para esta circunstância, o valor do estoque é calculado com base no preço dos itens mais novos.

Curva ABC

A curva ABC é mais um método de controle de estoque.

Ela tem como base três pilares muito importantes:

  • Giro de estoque;
  • Faturamento;
  • Lucratividade.

Além disso, ela é dividida entre as categorias A, B e C, das quais representam os produtos e suas variações dentro desses fundamentos.

Por exemplo: a condição A, classifica as mercadorias que possuem um giro razoável, uma alta lucratividade e um alto faturamento.

Ou seja, são itens que não podem faltar no estoque dessa loja, devido ao retorno que trazem para a empresa.

No caso da B, os produtos possuem um giro e um faturamento alto, enquanto trazem uma lucratividade razoável.

Por conta disso, eles precisam ocupar uma grande parte do estoque da empresa, pois trazem um bom retorno.

Já os artefatos da categoria C são aqueles que possuem pouco giro, lucro e faturamento.

O que quer dizer que eles devem ter um agrupamento reduzido disponível na loja, pois podem se tornar péssimos investimos se forem comprados em uma quantidade maior.

Just in Time

O Just in Time pode ser traduzido como “na hora certa” ou “no momento certo”.

Esse modelo de controle de estoque possui uma tática de manter o estoque com a menor quantidade de mercadorias possível.

A grande vantagem deste sistema de gestão é que ele permite a redução de custos com armazenamento e compra de itens.

No entanto, é preciso ter muito cuidado para que não faltem produtos essenciais para atender as demandas da sua loja.

O ideal é contar com fornecedores ágeis, que sejam capazes de realizar as entregas de forma rápida e quantas vezes forem necessárias.

Benefícios da gestão de estoque no pequeno negócio

As vantagens do controle de estoque podem ser as mais diversas dependendo da forma como o negócio é administrado.

Mesmo assim, todas elas farão muita diferença para a sua empresa. Conheça os principais benefícios:

Melhor organização do espaço

Um dos grandes problemas das lojas que trabalham com produtos físicos é a organização do seu espaço.

Isso porque é muito comum que os estabelecimentos acabem possuindo um local muito reduzido para que as mercadorias possam ser armazenadas.

O controle de estoque possui a capacidade de auxiliar em todo o gerenciamento do ambiente disponível, oferecendo a oportunidade de otimizar o espaço para esta finalidade.

Maior facilidade de vendas com o controle de estoque

Outro motivo para sempre fazer a sua gestão de estoque é pelo fato de ele garantir uma maior chance de vendas.

Isso porque uma boa administração evita situações em que a empresa perde um bom negócio por falta de mercadoria disponível.

Esse erro pode ser um dos mais graves cometidos em um estabelecimento do segmento do varejo, pois pode abrir espaço para a concorrência.

Portanto, ter um controle de estoque ajuda a marca a se manter competitiva no mercado, trazendo os seus clientes de volta.

Compras mais assertivas

Quando o empreendedor investe em um bom controle de estoque, ele terá noção de todos os itens presentes em sua loja todos os dias.

Dessa forma, sempre quando ele for realizar uma nova compra para reabastecer seu armazenamento, ele fará um investimento mais assertivo.

Evita possíveis desperdícios

Ainda falando sobre investimentos, quando o responsável adquire apenas os produtos que realmente são necessários em sua empresa, ele deixa de perder dinheiro.

O motivo para isso é o fato de que com o controle de estoque será possível saber quais são as mercadorias mais vendidas e quais não estão trazendo o lucro ideal para a loja.

Aumenta na lucratividade

A gestão de estoque também possui a capacidade de apresentar ao dono do negócio formas de ter mais lucratividade em suas vendas.

Isso é realizado a partir da análise de entradas e saídas de itens no armazenamento de uma marca.

Ou seja, o controle mostra quais são os produtos mais vendidos em determinada época do ano.

Com este tipo de informação, será possível investir com mais assertividade nos próximos meses, trazendo um bom lucro para  a empresa.

Principais erros que você não deve cometer no controle de estoque

Quando o assunto é controle de estoque, existem alguns erros que precisam ser evitados para garantir uma prática verdadeiramente assertiva. 

Essas falhas podem trazer consequências negativas para a empresa, em diferentes níveis, especialmente para a gestão e para o setor financeiro.

A seguir, explicamos com mais detalhes quais os principais deslizes que podem acometer a empresa e os impactos que eles trazem:

Comprar mais do que o devido

Uma das consequências bastante comuns de não realizar um controle de estoque eficiente é não ter um conhecimento concreto ao comprar mercadorias. 

Isso pode levar a dois possíveis cenários, onde o gestor pode adquirir além do necessário, ou menos do que o necessário.

Em ambos os casos, a empresa pode perder dinheiro, embora a primeira situação seja mais grave para a organização do estoque.

Isso porque ao comprar mais mercadoria do que era necessário, existem chances de estagnação. Nesse caso, os produtos parados ocupam espaço, e estão mais sujeitos a avarias.

Dependendo do tipo do produto, pode passar da validade e ser descartado, trazendo prejuízos para o negócio.

Não acompanhar o relatório de vendas da empresa

O relatório de vendas de uma empresa fornece uma série de informações relevantes, além das movimentações de caixa, por exemplo.

Um documento completo também pode indicar quais produtos foram vendidos, com que frequência, e outros padrões de consumo dos clientes. 

Esses dados são importantes para tomadas de decisões, como definir reposições e as quantidades mais precisas.

Não pensar no preço e na margem de contribuição dos produtos

Outro erro ao realizar o controle do estoque é comprar produtos pensando apenas na diminuição do número de itens armazenados. 

Ao relacionar os produtos que devem ser comprados, não basta saber o número de unidades que há em estoque. 

Isso porque também é importante se atentar para o preço, e verificar se ele condiz com o mercado e a saída do produto. 

Essa análise permite que o gestor avalie suas compras, podendo identificar, por exemplo, a necessidade de encontrar um fornecedor com um melhor custo-benefício.

Além disso, cada mercadoria contribui de forma diferente para o total de vendas de uma empresa. 

Assim, é importante se atentar para os itens com a maior margem de contribuição, porque eles não devem estar em falta.

Esquecer de calcular o tempo do produto no estoque

O valor dos itens em estoque pode levar o gestor a decisões equivocadas, caso não leve outros fatores em consideração.

Nesse caso, uma avaliação relevante para o controle de estoque é o tempo de estocagem dos produtos. 

Essa informação é essencial para administrar a compra de mercadorias conforme sua validade, evitando desperdícios e prejuízos de recursos.

Não ter um ERP para ajudar a controlar todo o estoque

Finalmente, realizar um bom controle de estoque pode ser uma tarefa complexa, uma vez que envolve diversas etapas, e demanda atenção para detalhes relevantes.

Dessa forma, quando a tarefa é realizada manualmente, usualmente por mais de um colaborador, é provável a incidência de erros que podem trazer prejuízos para a empresa. 

Nesse caso, uma das alternativas para garantir que o controle de estoque seja feito com assertividade, consistência e padronização é investir na automação comercial.

Tendo um ERP, ou Enterprise Resource Planning, que integre as informações de estoque com as demais áreas da empresa, é possível acompanhar a movimentação de mercadorias em tempo real.

Além disso, esse sistema é uma ferramenta que permite resgatar informações de outros períodos, também de maneira simples. 

Isso permite identificar padrões de comportamento do consumidor e a sazonalidade de determinados produtos, por exemplo. 

Além disso, a empresa pode contar com o suporte de empresas especializadas nesse recurso.

A STi3 possui um ERP pensado para solucionar os principais problemas do varejo e facilitar a gestão, impulsionando o crescimento sustentável do seu negócio. 

Oferecemos diferentes planos e vantagens, que podem ser escolhidos de acordo com as suas necessidades. 

Boas práticas para manter um controle de estoque eficiente

Agora que você já sabe como o controle de estoque funciona e todas as suas vantagens, chega o momento de conhecer as melhores maneiras de praticá-lo em seu dia a dia:

Faça inventários como parte do controle de estoque

Os inventários são listas de itens disponíveis em seu estoque, além de mostrar a quantidade disponível para venda.

Eles podem administrar produtos que estão armazenados na empresa ou então externamente, desde que pertençam à mesma.

Conforme o fluxo de entradas e saídas é feito, os dados devem ser revisados e as datas de movimentação inseridas no sistema gerencial.

Este tipo de atividade previne falhas, sendo muito importante que apenas um colaborador da equipe esteja responsável por ela, para não ter possíveis divergências.

Fique atento ao fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta extremamente importante para ter um bom controle de estoque em sua loja.

Isso porque ele é a forma mais assertiva de mostrar quais itens entraram e quais saíram do seu armazenamento.

Portanto, é muito importante que este afazer esteja sempre sendo muito bem monitorado por um membro importante da marca.

Fazendo isso, o empreendedor poderá ter uma relação concreta de quais mercadorias ele vende com maior frequência e quais delas precisam ser reabastecidas no inventário.

Tenha um sistema ERP também ajuda no controle de estoque

Por fim, contar com um ERP (Enterprise Resource Planning) te ajudará muito durante os processos do cotidiano da sua empresa.

Ele nada mais é do que um sistema de gerenciamento empresarial, que, além de automatizar processos, pode reunir informações muito importantes em um único lugar.

Para negócios pequenos que contam com poucas pessoas na equipe para gerenciar o armazenamento, ele pode ser um grande aliado, já que fará o serviço de alguns desses membros que não estão presentes na situação.

Se você quiser contar com essa ferramenta na sua loja, busque a STi3 Sistemas e garanta um ERP de alta qualidade para te auxiliar no controle de estoque.

Principais dúvidas sobre o controle de estoque

O controle de estoque é uma atividade que pode trazer dúvidas para o gestor, especialmente pela complexidade das suas etapas no dia a dia.

Por isso, reunimos algumas das principais perguntas que os empreendedores possuem para elucidar essa questão:

Qual a periodicidade do controle de estoque para lojas de varejo?

Em lojas de varejo, independente do tamanho, o controle de estoque deve ser feito diariamente.

Isso porque é importante saber as mercadorias que entram e saem durante as rotinas, sendo uma necessidade de verificação a cada fechamento de caixa.

Se os produtos que a loja vende são perecíveis, esse controle precisa ser ainda mais rígido, para não correr o risco de perder mercadorias por conta da validade. 

É possível prever vendas sazonais com o controle de estoque?

Se o controle de estoque for realizado de maneira contínua e padronizada, existe a possibilidade de identificar padrões na movimentação das mercadorias. 

Por exemplo, um desses padrões são alguns produtos que têm suas vendas aumentadas em alguns períodos do ano. 

Assim, é possível prever a sazonalidade dos produtos e preparar o estoque para os períodos de maior demanda. 

O acompanhamento gera lucratividade no longo prazo?

Acompanhar a movimentação e ter controle sobre o estoque impede que o gestor faça compras desnecessárias e gaste mais do que era preciso. 

Além disso, essa administração permite que a loja evite a falta de mercadorias, algo que pode afetar a compra do cliente e o faturamento do negócio.

Por isso, gerir o estoque de forma eficiente é fundamental para alcançar lucros estáveis e organizar as finanças da empresa. 

Um sistema de gestão para auxiliar no controle de estoque é caro?

Por ser uma tarefa mecânica e que demanda atenção, o controle de estoque, quando feito manualmente, está sujeito a erros humanos. 

Além disso, o responsável por desempenhar essa tarefa pode perder parte do tempo em verificações manuais, o que diminui a produtividade da empresa. 

Dessa maneira, ter um ERP integrado a todos os setores da loja, além do estoque, pode ser um grande diferencial. 

Diante desses benefícios, os custos de um sistema comercial acabam sendo relativizados. Contudo, vale lembrar que os sistemas ERP não são iguais.

Nesse caso, é preciso considerar outros fatores, como o tamanho do negócio. Sistemas muito simples ou muito complexos podem não se adequar ao momento e demanda da empresa.

Por isso, é importante buscar um ERP desenvolvido para solucionar os problemas de empresas do seu setor. 

Na STi3, por exemplo, elaboramos sistemas pensados para empresas de varejo, principalmente dos setores de comércio geral, vestuário, alimentício e food service, atendendo as necessidades de cada cliente.

Controle de estoque ajuda a aumentar as vendas da empresa?

O controle de estoque permite uma maior organização e qualidade ao serviço prestado pela empresa, além de promover um ambiente de trabalho mais confortável.

Os clientes podem encontrar o que procuram com mais facilidade, e o atendimento é mais ágil, graças à administração resultante de uma boa gestão. 

Além disso, ao cortar gastos com reposições e compras desnecessárias de mercadoria, é possível ter mais recursos para investir em áreas da empresa que focam em atrair clientes e aumentar as vendas

Assim, um dos caminhos mais rápidos e eficientes de alcançar a máxima produtividade no controle de estoque é com a ajuda da automação comercial, por meio de um sistema ERP. 

Fale agora com um de nossos especialistas e descubra as condições especiais que nosso sistema e outros produtos oferecem para o seu negócio!

O controle de estoque ajuda a aumentar as vendas da empresa?

A partir de todas as informações apresentadas neste conteúdo, podemos afirmar que sim, o controle de estoque pode ajudar no momento de aumentar as vendas da sua empresa.

Se você deseja saber mais sobre esse e outros assuntos da área de gerenciamento automatizado, entre em contato conosco e converse com um de nossos profissionais!

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