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O que é uma régua de cobrança e porquê você deve usar no seu negócio

Uma régua de cobrança é uma ferramenta automatizada que tem o objetivo de ajudar os gestores a cobrar e otimizar o tempo de gestão financeira junto aos seus clientes. Seja para lembrar ou realizar o contato após algum tipo de pagamento atrasado.

Quem administra uma empresa sabe que pode ser muito difícil receber pagamentos pelos produtos ou serviços que foram vendidos.

Atualmente, muitas lojas fazem esse tipo de cobrança manualmente e sem um modo padronizado, o que torna o método menos eficiente.

No entanto, existem técnicas que estabelecem uma regra, um padrão para realizar essas cobranças e que fazem isso por meio de um sistema, o que permite maior controle sobre o setor financeiro e certa previsibilidade de pagamento.

Pensando nisso, preparamos esse conteúdo para explicar com mais detalhes tudo sobre a régua de cobrança, sua importância e como ela pode ajudar o seu negócio a continuar crescendo de forma otimizada. 

Vamos lá?

O que é uma régua de cobrança?

Deixar de receber pagamentos dos clientes pode ser um grande problema para a empresa, afetar seu fluxo de caixa e colocar o gestor em uma situação complicada.

Por isso, muitos negócios criam métodos para realizar a cobrança de dívidas a fim de diminuir o índice de inadimplência e o desequilíbrio das contas da empresa. 

Uma dessas técnicas é a régua de cobrança, um método de cobrança padronizado, que decide o tempo certo e a maneira ideal de cobrar diferentes clientes. 

Ela possibilita ajustar os níveis de cobranças para cada perfil de clientes, evitando também que o relacionamento entre eles e a loja fique estremecido.

Por exemplo, se um cliente é um bom pagador mas em um mês sua fatura está atrasada, por meio do sistema será possível analisar esse comportamento e escolher uma forma mais suave de realizar a cobrança.

Já para clientes que atrasam pagamentos de maneira sistemática, pode haver cobranças mais duras, inclusive com a perda de privilégios ou serviços oferecidos pela empresa. 

Qual a importância da régua de cobrança para empresas?

Ter as contas em dia é essencial para qualquer empresa e, por isso, possuir dívidas em aberto e com o pagamento atrasado pode gerar grandes problemas de orçamento. 

Por isso a régua de cobrança é importante.

Essa ferramenta ajuda a empresa a ter uma noção maior de quanto será seu faturamento no mês, porque diminui a inadimplência. 

Dessa forma, é possível calcular melhor o orçamento disponível e organizar as contas da empresa. 

Esse sistema de cobranças padronizado, ao lembrar os clientes de suas dívidas, provoca muitas vezes uma reação psicológica que induz as pessoas a pagarem suas contas em aberto. 

No entanto, pense em um cliente regular e fiel à empresa, que sempre está em dia com seus pagamentos mas que em um mês acabou se atrasando para quitar suas dívidas.

Fazer cobranças a esse cliente da mesma forma que se faria com alguém que é conhecido como mau pagador, pode ofender e fazer a empresa perder esse consumidor. 

A régua de cobrança é importante também nesse contexto, já que ela acompanha o histórico dos clientes para adaptar a maneira de cobrar para cada contexto.

Como a régua de cobrança funciona?

Hoje, é comum que a régua de cobrança seja automatizada e esteja sincronizada ao sistema de gestão ou comercial utilizado na empresa. 

Dessa maneira, é possível ter acesso a todo histórico de pagamento da empresa e de seus clientes. 

Poderá também ser decidido qual meio de cobrança será utilizado. De maneira geral, as opções são:

  • E-mail;
  • SMS;
  • WhatsApp;
  • Envio de segunda via;
  • Telefone;
  • Carta.

Esses métodos e a data da cobrança podem ser programados pelo próprio sistema e enviados sem a necessidade de trabalho manual.

É possível também manter um cronograma de pagamentos a receber e fazer essa cobrança de forma manual. No entanto, isso vai consumir bastante tempo que poderia ser empregado de maneira mais produtiva. 

Seja qual for o método utilizado, automatizado ou manual, um aviso será enviado ao cliente de acordo com o planejamento da empresa para lembrar que a data do vencimento está próxima ou para avisar que já passou.

Benefícios da régua de cobrança

A régua de cobranças é um sistema que pode trazer muitos benefícios ao negócio, principalmente se ela for automatizada. 

Dessa maneira, além de aumentar as chances de recebimento das dívidas, a empresa pode otimizar o tempo dos seus funcionários e transmitir a impressão de profissionalismo.

Vamos ver com mais detalhes algumas vantagens que a régua de cobrança traz com sua implementação. 

Automação de processos financeiros

A parte financeira é quase sempre o maior motivo das dores de cabeça dos gestores. 

Seja uma pequena, média ou grande empresa, manter as contas em dia e controlar pagamentos, recebimentos e transações é sempre um trabalho árduo. 

Por isso, muitas empresas adotam sistemas de gestão que automatizam esses processos.

A régua de cobrança é um dos programas que permitem essa automação, no que diz respeito às dívidas em aberto dos clientes com a empresa.

Na falta de um sistema automatizado, esse controle precisa ser feito à mão, com o uso de muitos papéis, arquivos e anotações, em que é bem fácil se perder. 

Ter um sistema que processe os dados e gere informações úteis ao gestor nesse sentido é muito vantajoso. 

Evitar inadimplência

Nem sempre o cliente deixa de pagar uma conta por mau caráter ou por não poder arcar com os custos dela. 

É bem comum, na vida corrida que a maioria das pessoas têm, que elas esqueçam de pagar uma conta ou outra, em especial se elas não forem tão recorrentes como, por exemplo, uma conta de luz. 

Por isso, ter um método de cobrança que lembre a esses clientes da existência dessa conta e avise que seu pagamento está em aberto, pode evitar mais uma inadimplência. 

Contato próximo com o cliente

Isso que acabamos de falar, ou seja, o contato que é feito ao cliente para lembrá-lo de suas contas em aberto, abre um canal de comunicação entre ele e a empresa.

Esse livre acesso, faz o cliente se sentir mais próximo da empresa e que ela realmente se importa com ele.

Da mesma maneira que um amigo, ela está avisando sobre algo que se não for feito pode deixá-lo em maus lençóis, com o nome sujo e o crédito comprometido.

Por isso, é comum que os clientes se sintam gratos pelo aviso e sintam que podem confiar na empresa, o que ajuda na fidelização. 

Ganho de tempo

Não é necessário acumular mais tarefas manuais sobre os membros da equipe quando uma tarefa é automatizada.

Dessa forma, com apenas alguns cliques e uma simples programação, um trabalho que poderia levar dias é feito em minutos.

Além disso, a régua de cobrança automatizada pode ser ajustada para cobrar primeiro as cobranças menos urgentes, que estão em menor nível de atraso.

Dessa maneira, o gestor pode ter tempo para lidar com aquelas cobranças que estão em um nível mais elevado de urgência e precisam ser tratadas de maneira mais direta pelo telefone.

Profissionalização do negócio

Uma régua de cobrança automatizada diminui as chances de efetuar cobranças de maneira errada.

Quando o gestor precisa lidar com esse processo manualmente, é muito comum ele esquecer ou errar alguma anotação e acabar ligando para cobrar um cliente que já efetuou o pagamento.

A automação foi criada justamente para diminuir a incidência de erros humanos e, por isso, é uma grande vantagem ter essa facilidade para realizar as cobranças na empresa.

Uma vez que os clientes percebem que as cobranças estão sendo feitas de maneira correta, a reputação da empresa aumenta e o negócio se torna mais profissional.

Principais tipos de régua de cobrança

Existe mais de uma opção de régua de cobrança. Quanto mais opções de pagamento houver, mais fácil será para o cliente quitar sua dívida. 

Não é sempre que se tem dinheiro em conta ou limite no cartão suficiente para cobrir certos valores.

Por isso, ter apenas um tipo de régua de cobrança diminui as opções de recebimento.

Vamos olhar com um pouco mais de cuidado para os diferentes tipos agora.

Depósito bancário

Quando os pagamentos são feitos por meio de depósito bancário, as cobranças precisam ser mais constantes. 

Isso porque esse tipo de pagamento depende completa e somente da ação do cliente, o que aumenta a dificuldade em garantir o pagamento. 

Por isso, é preciso programar um bom esquema de cobranças. 

É comum que as pessoas recebam seus salários entre os dias 5 e 15 de cada mês, por isso, é interessante intensificar os avisos próximo a esses dias. 

Se o prazo de vencimento passar, as cobranças são enviadas em um espaço de tempo menor, mais ou menos a cada 5 dias. 

Também é importante deixar claro para o cliente as regras sobre pagamentos de juros. 

Caso ele pague a fatura atrasada, mas não inclua os juros combinados, o cliente deve estar ciente de que eles podem ser cobrados no valor da próxima parcela. 

Boleto Bancário

O pagamento por boleto bancário segue uma lógica parecida com a do depósito. 

Também depende apenas do cliente realizar o pagamento do boleto e, por isso, as cobranças também precisam ser mais regulares. 

Emitir os boletos de pagamento em torno de 20 dias antes da data de vencimento aumentam as chances de pagamento porque o cliente tem tempo de se programar.

Os avisos devem se intensificar próximo à data de vencimento do boleto e, passada essa data, devem ter um intervalo mais curto. 

A cada novo aviso enviado ao cliente, é interessante enviar um novo boleto para facilitar o pagamento. 

Caso o cliente não realize o pagamento, depois de 60 dias os avisos podem parar e a cobrança pode ser feita por meio da justiça. 

Cartão de crédito

O cartão de crédito costuma ser o meio de pagamento mais seguro para a empresa porque o débito da fatura é automático, não depende de nenhuma ação do cliente.

No entanto, pode haver complicações e erros ao realizar a cobrança como, por exemplo, falta de limite no cartão do cliente ou validade vencida.

Nesses casos, a régua de cobrança precisa estar programada para notificar o cliente do erro para que seja resolvido, já que as notificações por SMS costumam apresentar bons resultados para essa régua de cobrança.

Como montar uma régua de cobrança na prática?

Montar uma régua de cobrança exige manter um registro de informações como:

Com essas informações em mãos, o gestor deve organizar quais serão as datas das cobranças feitas pelo sistema, os meios a serem utilizados e organizá-los de acordo com sua estratégia. 

Boleto

Se a régua de cobrança utilizar o boleto bancário, sua organização precisa seguir prazos mais demarcados. 

Desta forma, podemos organizá-la da seguinte maneira:

  • Entre 15 a 10 dias antes do vencimento do boleto, ele deve ser enviado por e-mail e SMS;
  • 3 dias antes do vencimento do boleto deve ser enviado um lembrete para o cliente por meios com maior chance de visualização, como SMS e WhatsApp;
  • Utilizando esses mesmos canais de comunicação, no dia anterior ao vencimento deve ser enviada mais um lembrete ao cliente;
  • Na data do vencimento, o boleto deve ser enviado em uma mensagem SMS ou WhatsApp, ressaltando a importância de pagar em dia;
  • Passado um dia do vencimento, enviar um e-mail para que o cliente possa confirmar o pagamento ou oferecer a opção de imprimir uma segunda via com vencimento para o próximo dia útil;
  • Com uma semana de atraso, as notificações devem ser enviadas por todos os canais de comunicação: e-mail, SMS, WhatsApp e até carta, sempre disponibilizando o link de acesso de um novo boleto para pagamento imediato;
  • Depois de uma semana de atraso, será preciso programar cobranças constantes, com intervalos cada vez menores entre os envios. Por exemplo: a cada 5 dias; a cada 3; a cada 1; todos os dias.
  • Depois de 30 dias de vencimento a empresa pode tomar medidas para a negativação do cliente, mas antes que isso seja feito, deve-se mandar para todos os canais de comunicação uma oferta para negociar o pagamento em troca de não seguir com a negativação. 

Cartão

Para uma régua de cobrança de cartão de crédito, o pagamento costuma ser bem mais simples.

A razão disso é que o valor é debitado de forma automática no cartão do cliente.

No entanto, mesmo assim é necessário haver uma régua de cobrança, principalmente para se prevenir caso haja algum erro de pagamento. 

Vamos ver como uma régua de cobrança nesse caso pode ser feita:

  • Na data do vencimento, uma notificação por SMS e e-mail deve ser enviada ao cliente, caso o pagamento tenha sido rejeitado pela operadora do cartão;
  • Depois de um dia de vencimento, se o pagamento ainda não tiver sido efetuado, enviar um e-mail avisando isso ao cliente e oferecendo a possibilidade de cadastrar um outro cartão ou método de pagamento;
  • Depois de uma semana de atraso, notificar o cliente por todos os canais de comunicação e enviar uma carta de cobrança;
  • A partir de 15 dias de atraso, programar cobranças regulares e oferecer a negociação da dívida antes de iniciar o processo de negativação;
  • Depois de 30 dias do vencimento, notificar o cliente da negativação por falta de pagamento da dívida diante de órgãos de proteção ao crédito e sobre protesto em cartório da dívida.

Quando o negócio deve levar em consideração o uso da régua de cobrança?

Qualquer negócio deve manter uma régua de cobrança desde o momento em que começa a funcionar. 

Se a empresa for muito pequena, talvez seja possível administrar esse método por meio de práticas manuais, com registro em livros e cadernos.

Mas no momento em que for possível, toda empresa deve investir em um sistema de gestão, como o que a STi3 oferece, que ofereça uma régua de cobrança, a fim de automatizar essa função e aumentar sua eficiência.

Por isso, se seu negócio ainda não possui uma régua de cobrança, entre em contato com a gente e vamos te ajudar a organizar todos os seus recebimentos!

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