Contar com um sistema de gestão tem sido cada vez mais essencial em diferentes tipos de lojas. Afinal, eles automatizam diversos processos operacionais e fornecem uma visão estratégica para os gestores.
Portanto, essas ferramentas são fundamentais para as empresas que querem crescer e continuar suas atividades mesmo em tempos de crise. Em 2020, por exemplo, ao menos 600 mil micro e pequenas empresas fecharam as portas, de acordo com o Sebrae.
Agora, se você deseja conhecer as vantagens de se ter essa ferramenta em sua companhia, continue lendo este post que preparamos para te ajudar a entender melhor sobre o que é um sistema de gestão e porquê ele pode ser interessante para a sua empresa!
O que é um sistema de gestão?
Um sistema de gestão consiste em um conjunto de ferramentas digitais que automatiza e controla todos os processos operacionais de uma empresa. Dessa forma, atividades que antes eram feitas de forma manual, passam a ser realizadas automaticamente.
Em uma loja de varejo, por exemplo, os softwares ajudam a:
- Controlar os níveis de estoque;
- Cadastrar clientes;
- Emitir notas fiscais;
- Realizar o fluxo de caixa;
- Elaborar relatórios gerenciais;
- Entre outros.
Todas as atividades, informações, números e setores são integrados. Dessa forma, a organização diminui o tempo e os recursos gastos com elaboração de planilhas, erros e até mesmo com reuniões.
O gestor, por sua vez, consegue ter uma visão macro do seu negócio em tempo real, bem como tomar decisões assertivas.
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Quais são os principais tipos de sistema de gestão?
Existem dois tipos de sistemas gerenciais, o ERP e o CRM. Veja a seguir a função de cada um deles.
ERP
O Enterprise Resource Planning (ERP), ou Planejamento de Recursos da Empresa, é um software que visa controlar e acompanhar toda a parte gerencial de um negócio.
Dessa forma, uma de suas principais características é a integração de todos os setores e das informações.
A partir desse sistema de gestão, é possível gerenciar diversas informações, como:
- Faturamento de pedidos;
- Fluxo de caixa;
- Pagamento de tributos;
- Contas a receber;
- Tarefas Administrativas;
- Níveis de estoque;
- Entre outros.
Ou seja, o ERP permite uma visão macro de todos os processos desenvolvidos pela organização e influencia na tomada de decisão.
CRM
Já o Customer Relationship Management (CRM) é um sistema gerencial focado no processo comercial. Afinal, ele permite gerenciar o relacionamento com o consumidor desde o início de sua jornada de compras.
Dessa forma, as empresas que contam com essa plataforma conseguem não só cadastrar o cliente, mas centralizar todas as suas informações.
As funcionalidades dos CRMs dependem de cada fornecedor, mas a maioria permite gerenciar cada uma das etapas do processo comercial, organizar as informações por módulos e emitir relatórios categorizados.
Ou seja, esse tipo de sistema é capaz de fornecer dados essenciais para a elaboração de estratégias de vendas eficientes de acordo com o seu planejamento de marketing.
Como funciona um sistema de gestão na prática?
Essas plataformas possuem módulos variados, que permitem organizar e acompanhar os dados de cada área. Geralmente eles são categorizados em política de administração, planejamento, avaliação de desempenho, correções, entre outros.
O ERP possui espaços destinados à informações financeiras, como fluxo de caixa, controle de vendas, relatório de pedidos, entre outros.
Além disso, a empresa consegue configurar o sistema de gestão segundo suas necessidades. Nesse sentido, é possível organizar os relatórios gerenciais por período, quantidade de produtos ou valores, por exemplo.
Principais benefícios do sistema de gestão em um negócio
Por sincronizar dados e setores, esse tipo de plataforma reduz a ocorrência de erros manuais, facilita a realização de atividades complexas, minimiza prejuízos financeiros, entre outros.
Veja a seguir todas as vantagens proporcionadas pelas ferramentas de gestão.
1.Redução de falhas
A rotina operacional de uma empresa envolve diversos processos complexos. Portanto, um erro de digitação ou de cálculo pode prejudicar todo o negócio. Mas, com um bom sistema de gestão, diversas tarefas são realizadas automaticamente, o que evita esse tipo de falha.
Além disso, essas ferramentas diminuem o retrabalho, que é quando mais de uma pessoa ou setor realiza a mesma tarefa.
2.Integração dos setores da empresa
Esse é um dos principais benefícios dessas plataformas. Afinal, elas permitem a comunicação entre os setores e ferramentas de forma automatizada.
Geralmente, a rotina em uma empresa inclui a realização de reuniões e o envio de e-mails de um departamento para o outro para a troca de informações e o alinhamento de ideias.
Contudo, isso toma tempo e ainda aumenta o risco de erros. Utilizando um sistema de gestão integrativo e eficiente, é possível reduzir esse tipo de gargalo ao máximo, aumentando ainda mais a produtividade da equipe.
3.Controle de dados
Sem um sistema de gestão para lojas, o empreendedor não consegue ter informações precisas sobre determinados processos ou departamentos. E isso pode ser prejudicial na hora de tomar uma decisão e, consequentemente, para o crescimento sustentável da empresa.
Entretanto, com um ERP ou CRM, o gestor passa a ter controle total dos dados, que também podem ser verificados a qualquer hora e lugar.
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4.Segurança de informações
As ferramentas automatizadas de gestão possuem características que asseguram as informações da empresa, como:
- Criptografia de dados;
- Regras de controle de acesso;
- Proteção de hardwares;
- Entre outros.
Dessa forma, o gestor é quem direciona quem poderá acessar essas informações e reduz o risco de ter os dados da companhia vazados.
5.Análise de dados estratégica
Muitas vezes as companhias geram diversas planilhas e relatórios desnecessários, que só faz os gestores perderem tempo com suas análises. Entretanto, alguns softwares de gestão contam com um Dashboard personalizável. Ou seja, painéis visuais que facilitam a leitura de gráficos, tabelas e imagens.
Nesse sentido, é possível escolher de forma estratégica o que será monitorado, e levar em consideração as necessidades e objetivos da empresa.
6.Melhor tomada de decisão
Por fim, o sistema de gestão permite que o gestor tenha uma visão macro de todos os fatores e processos que impactam a empresa.
Isso facilita não só a criação de estratégias para aumentar as vendas ou reter o cliente, mas também a tomar decisões sobre investimentos e parcerias, por exemplo.
Vale a pena investir em um sistema de gestão?
Essas ferramentas ampliam a capacidade gerencial e fornece aos gestores dados confiáveis e relevantes sobre a empresa.
Além disso, diminui o tempo gasto com atividades operacionais que podem ser feitas automaticamente, reduzindo assim o gasto com recursos humanos e financeiros.
Desse modo, vale muito a pena investir em um sistema gerencial, principalmente se você deseja expandir o seu negócio.
Na STi3, dispomos de sistemas para ajudar você a gerenciar o seu negócio, seja ele uma perfumaria ou um supermercado. Através deles, você consegue controlar todos os processos operacionais e financeiros, como:
- Frente de caixa;
- Emissão de documentos fiscais;
- Controle de entradas e saídas;
- Previsão de receitas;
- Calcular comissão de vendedores;
- Entre outros.
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